Patronunuz Kurumsal E-Postanızı Denetleyebilir mi?

Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (KVKK), Resmi Gazete'de yayımlanan ilke kararında, kurumsal e-posta hesaplarının çalışanların yazışmalarının yanı sıra mesleki ve zaman zaman kişisel ilişki ağları ile çalışma düzenine ilişkin veriler barındırdığı belirtildi.

İşveren Kurumsal E-Postayı İstediği Gibi İnceleyemeyecek

Değişikliğe göre, işverenin iletişim araçlarının sahibi olması veya bu araçların iş yerinde kullanılması, çalışanların iletişimlerini sınırsız biçimde denetleme yetkisi vermiyor. Yalnızca trafik ve log kayıtlarının işlenmesi dahi kişisel veri işleme faaliyeti olarak değerlendiriliyor.

İşveren, kurumsal iletişim araçlarının özel kullanımına ilişkin kurallar belirleyebilecek. Ancak bu kuralların açık, anlaşılır ve çalışan tarafından önceden bilinebilir olması gerekiyor.

Çalışanlara Denetime İlişkin Önceden Bilgi Verilecek

KVKK, işverenin yapacağı denetim konusunda çalışanlarını önceden bilgilendirmesi gerektiğini belirtti. Bilgilendirmede denetimin amacı ve hukuki sebebinin yanı sıra hangi verilerin inceleneceği, trafik kayıtlarının mı yoksa iletişim içeriklerinin mi denetleneceği ve verilerin ne kadar süre saklanacağı açıkça yer almalı.

E-Posta İçeriklerine Erişim İstisnai Bir Uygulama Olacak

İletişim içeriklerine erişim, trafik ve log kayıtlarının denetiminin yetersiz kaldığı ve içeriğe ulaşılmasının zorunlu olduğu istisnai durumlarda gündeme gelebilecek.

Öte yandan işverenin belirli bir cihaz, ağ veya kurumsal sisteme teknik erişim yetkisine sahip olması, çalışanın kişisel e-posta hesabına, mesajlaşma uygulamalarına veya sosyal medya mesajlarına serbestçe erişebileceği anlamına gelmeyecek.

KVKK, çalışanın önceden haberdar edilmediği gizli izleme yöntemleriyle yapılan veya tüm işlemleri ayrım gözetmeksizin kaydeden denetimlerin hukuka aykırı sayılabileceğine dikkat çekti.

İlke kararındaki yükümlülüklere uyulmaması halinde, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde veri sorumluları hakkında idari işlem uygulanabilecek.